Af en toe horen wij zinnen zoals ‘Op die mail of dat bericht heb ik niet gereageerd want ik kon hem/haar niet verderhelpen met de gestelde vraag.” Soms besluiten eigenaars van KMO’s om niet te antwoorden op een bericht of aanvraag, om een (voor hen) logische reden: de opdracht is te klein, de agenda zit te vol voor de komende periode, het adres is te ver van hun vestiging, … En hierop antwoorden neemt teveel tijd in beslag,..
Er zijn echter meer dan genoeg redenen om iedereen van een antwoord te voorzien, zelfs diegene die je niet onmiddellijk verder kan helpen. Wij lijsten de belangrijkste redenen op waarom het belangrijk is om elke aanvraag professioneel te beantwoorden om de vraagsteller te woord te staan.
- Professionele uitstraling
Als je als zelfstandige of KMO niet of veel te laat reageert op berichten of mails, kan dit een slechte indruk achterlaten bij de afzender. Het kan worden gezien als onprofessioneel en onbeleefd, wat kan leiden tot een verlies van potentiële klanten en zakenpartners.
- Klantenservice
Het beantwoorden van mails, zelfs als ze niet relevant zijn, laat zien dat je om je klanten geeft en hun berichten serieus neemt. Dit kan bijdragen aan de opbouw van een goede klantrelatie en het vergroten van klanttevredenheid.
- Mogelijke toekomstige kansen
Hoewel sommige aanvragen niet relevant lijken of niet interessant zijn, kan het toch de moeite waard zijn om te reageren. Dit kan namelijk leiden tot nieuwe zakelijke kansen of mogelijkheden tot samenwerkingen.
- Efficiëntie
Door snel en efficiënt te reageren op mails, kan je voorkomen dat er onnodige onbeantwoorde mails zich opstapelen, waardoor je inbox overzichtelijk blijft, wat je tijd en moeite bespaart.
- Zakelijke verplichtingen
Als zelfstandige of KMO kan het zijn dat je verplicht bent om te reageren op bepaalde e-mails vanwege zakelijke of wettelijke verplichtingen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij sollicitaties of aanvragen van klanten die wettelijke bescherming genieten.
- Het bouwen van een netwerk
Door te reageren op berichten, zelfs wanneer ze niet geheel relevant zijn, kan je jezelf introduceren aan nieuwe contacten en potentiële zakenpartners. Dit kan bijdragen aan het opbouwen van een waardevol netwerk van professionals en bedrijven.
Kortom, het beantwoorden van (aan)vragen is een belangrijk aspect van professionele communicatie en kan bijdragen aan het opbouwen van een goede reputatie, klanttevredenheid en toekomstige zakelijke kansen.